Wie Arbeitgeber rechtssicher abmahnen

Im komplexen Gefüge des Schweizer Arbeitsrechts ist die Abmahnung ein zweischneidiges Schwert: Ein essenzielles Instrument zur Korrektur von Fehlverhalten, aber auch eine potenzielle Quelle für Missverständnisse und rechtliche Auseinandersetzungen, wenn sie nicht korrekt gehandhabt wird. Für HR-Verantwortliche und mittlere Unternehmen in der Schweiz ist es von grösster Bedeutung zu verstehen, wie Arbeitgeber rechtssicher abmahnen können. Eine fehlerhaft ausgesprochene Abmahnung kann nicht nur ihre beabsichtigte Wirkung verfehlen, sondern auch spätere Kündigungen anfechtbar machen, hohe Kosten verursachen und das Betriebsklima nachhaltig stören. Lassen Sie uns beleuchten, wie Sie dieses Werkzeug wirkungsvoll und gesetzeskonform einsetzen.

Warum eine Abmahnung mehr als nur ein «Denkzettel» ist

Eine Abmahnung im Schweizer Arbeitsrecht ist weit mehr als eine blosse Rüge oder ein informelles Gespräch. Sie ist eine förmliche Erklärung des Arbeitgebers, die drei zentrale Funktionen erfüllt:

• Rügefunktion: Sie hält ein vertragswidriges Verhalten des Arbeitnehmers fest und teilt ihm unmissverständlich mit, dass der Arbeitgeber dieses Verhalten nicht duldet.
• Warnfunktion: Sie warnt den Arbeitnehmer, dass im Wiederholungsfall oder bei ähnlichem Fehlverhalten arbeitsrechtliche Konsequenzen, bis hin zur Kündigung, drohen.
• Dokumentationsfunktion: Sie schafft eine schriftliche Grundlage, die im Falle einer späteren Kündigung als Nachweis dient, dass der Arbeitgeber seinen Rügepflichten nachgekommen ist und dem Arbeitnehmer eine Chance zur Besserung gegeben hat.

Die Wirksamkeit einer späteren Kündigung wegen eines wiederholten Fehlverhaltens hängt oft massgeblich von der korrekten Abmahnung ab. Daher ist Präzision und Rechtssicherheit hier unerlässlich.

Die sieben goldenen Regeln für eine rechtssichere Abmahnung in der Schweiz

1. Präzise Dokumentation des Fehlverhaltens

Das abgemahnte Verhalten muss so konkret wie möglich beschrieben werden. Allgemeine Vorwürfe wie «Sie kommen ständig zu spät» reichen nicht aus. Nennen Sie Datum, genaue Uhrzeit, Ort und die genaue Art des Vorfalls. Zum Beispiel: «Am 15. März 2024 um 08:15 Uhr sind Sie unentschuldigt 15 Minuten zu spät zur Arbeit erschienen.» Dies schafft Klarheit und ermöglicht dem Arbeitnehmenden, den Vorwurf nachzuvollziehen und Stellung zu nehmen.

2. Klares Erfordernis der Wiederholbarkeit

Eine Abmahnung ist nur sinnvoll bei Verhaltensweisen, die der Arbeitnehmer beeinflussen und zukünftig unterlassen kann. Ein einmaliger Fehler, der nicht wiederholt werden kann, oder ein Verhalten, das nicht willentlich steuerbar ist (z.B. Krankheit, ausser bei unentschuldigter Abwesenheit), ist nicht abmahnbar. Klassische Beispiele für abmahnbares Verhalten sind Unpünktlichkeit, Verstösse gegen interne Weisungen, unangemessenes Verhalten gegenüber Kollegen oder Kunden.

3. Eindeutige Rüge und Aufforderung zur Besserung

Machen Sie klar, dass der Arbeitgeber das Verhalten missbilligt und eine Änderung erwartet. Formulieren Sie präzise, welches Verhalten zukünftig erwartet wird. Beispiel: «Wir fordern Sie hiermit auf, zukünftig pünktlich um 08:00 Uhr Arbeitsbeginn zu machen und unentschuldigte Abwesenheiten zu unterlassen.»

4. Explizite Androhung von Konsequenzen

Dies ist der Kernpunkt der Warnfunktion. Die Abmahnung muss klar zum Ausdruck bringen, dass im Wiederholungsfall oder bei weiteren ähnlichen Pflichtverletzungen die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses gefährdet ist und die Kündigung ausgesprochen werden kann. Beispiel: «Wir weisen Sie darauf hin, dass im Wiederholungsfall oder bei weiteren ähnlichen Verstössen das Arbeitsverhältnis fristlos oder ordentlich gekündigt werden kann.»

5. Verhältnismässigkeit wahren

Die Schwere der Abmahnung muss im Verhältnis zur Schwere des Fehlverhaltens stehen. Ein kleiner Verstoss erfordert möglicherweise eine weniger drastische Formulierung als ein schwerwiegendes Fehlverhalten. Beachten Sie auch die Vorgeschichte des Mitarbeiters. Eine erste Abmahnung sollte sich auf ein konkretes Vergehen beziehen und nicht eine ganze Litanei an vergangenen, nicht gerügten Vorkommnissen aufwärmen.

6. Schriftlichkeit und Zugangssicherung

Obwohl das Schweizer Arbeitsrecht keine zwingende Schriftform für Abmahnungen vorschreibt, ist sie aus Beweisgründen dringend zu empfehlen. Stellen Sie sicher, dass der Arbeitnehmer die Abmahnung auch tatsächlich erhält. Eine persönliche Übergabe mit Unterschrift des Empfangs ist ideal. Alternativ kann sie per Einschreiben versandt werden, wobei der Zugang des Einschreibens genügt, auch wenn der Arbeitnehmer die Annahme verweigert.

7. Anhörung des Mitarbeitenden (Gutes Praxis-Gebot)

Auch wenn eine Anhörung vor einer Abmahnung nicht zwingend gesetzlich vorgeschrieben ist, gehört sie zum «Fair Play» und stärkt die Position des Arbeitgebers. Geben Sie dem Arbeitnehmenden die Möglichkeit, sich zu den Vorwürfen zu äussern. Dies kann Missverständnisse ausräumen und zeigt, dass Sie als Arbeitgeber transparent und objektiv handeln. Dokumentieren Sie die Anhörung und die allfällige Stellungnahme des Mitarbeiters.

Häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt

• Vagheit: Allgemeine Formulierungen sind der grösste Feind einer rechtssicheren Abmahnung.
• Verzögerung: Eine Abmahnung sollte zeitnah nach Bekanntwerden des Fehlverhaltens erfolgen. Eine zu lange Wartezeit kann die Glaubwürdigkeit und Wirkung mindern.
• Fehlende Warnung: Ohne die explizite Androhung von Konsequenzen ist es keine rechtsgültige Abmahnung, sondern nur eine Rüge.
• Mangelnde Beweisbarkeit: Eine mündliche Abmahnung ist im Streitfall schwer zu beweisen.
• Überreaktion: Nicht jedes Fehlverhalten rechtfertigt sofort eine Abmahnung. Manchmal genügen ein Gespräch oder eine informelle Ermahnung.

Die korrekte Handhabung von Abmahnungen ist eine Kunst, die juristisches Wissen und Fingerspitzengefühl erfordert. Eine präzise und rechtssichere Abmahnung schützt Ihr Unternehmen vor unnötigen Risiken und schafft klare Verhältnisse. Sie dient nicht nur der Disziplinierung, sondern auch der Prävention und der Sicherstellung einer fairen und transparenten Zusammenarbeit.

Während diese Richtlinien eine solide Grundlage bieten, ist jeder Fall einzigartig und kann spezifische Nuancen aufweisen, die eine individuelle Bewertung erfordern. Für eine massgeschneiderte Beurteilung Ihrer spezifischen Situation und um sicherzustellen, dass Ihre Abmahnungen stets wasserdicht sind, ist eine professionelle Expertise unerlässlich. Fordern Sie eine arbeitsrechtliche Einschätzung an.